Ang Microsoft Excel ay spreadsheet software na nagbibigay-daan sa mga user na ayusin, i-format, at kalkulahin ang data gamit ang mga formula gamit ang isang sistema ng mga cell na hinati sa mga row at column.
Unawain ang konsepto ng drop-down list sa Excel
Bago tayo magdetalye kung paano gumawa ng drop-down list sa Excel, kailangan muna nating lubos na maunawaan kung ano ang drop-down list sa Excel. Ang drop-down list, na kilala rin bilang selection box o drop-down menu , ay isang feature ng Excel na nagbibigay-daan sa mga user na pumili ng value mula sa isang paunang natukoy na listahan.
Ito ay kapaki-pakinabang sa ilang mga sitwasyon. Halimbawa, kung manu-mano kang naglalagay ng data at may ilang mga value na karaniwan at madalas na paulit-ulit, maaari kang lumikha ng drop-down list para sa mga value na iyon upang mapabilis ang proseso ng pagpasok ng data.
Paghahanda ng data para sa drop-down na listahan
Ang unang hakbang sa paggawa ng drop-down na listahan sa Excel ay ihanda ang data na gusto mong lumabas sa listahan. Maaaring kasama sa listahang ito ang anumang bagay mula sa isang listahan ng mga pangalan, lungsod, numero, o anumang bagay na kailangan mo.
Narito ang mga hakbang para ihanda ang data para sa dropdown list:
- Buksan ang Excel at gumawa ng bagong spreadsheet o gumamit ng umiiral na.
- Sa isang walang laman na column o row, i-type ang data na gusto mong lumabas sa drop-down list. Ang bawat entry ay dapat nasa isang hiwalay na cell.
Pagkatapos mong mailagay ang lahat ng data, maaari mo itong piliin at bigyan ito ng pangalan sa pamamagitan ng name box sa kaliwang sulok sa itaas.
Paglikha ng listahan ng dropdown
Kapag naihanda mo na ang iyong datos at nabigyan ito ng pangalan , maaari na nating simulan ang proseso ng paggawa ng drop-down list:
- Piliin ang cell kung saan mo gustong magkaroon ng listahan ng dropdown.
- Mag-click sa tab na 'Data' sa pangunahing menu bar.
- Sa pangkat na 'Mga Tool sa Data', i-click ang 'Pagpapatunay ng Data'.
Ipapakita sa iyo ngayon ang window ng 'Data Validation' kung saan maaari mong i-configure ang mga panuntunan para sa napiling cell.
Pag-configure ng mga panuntunan sa pagpapatunay ng data
Ang huling hakbang sa paggawa ng dropdown list sa Excel ay ang pag-configure ng mga panuntunan sa pagpapatunay ng data:
- Sa window ng 'Data Validation', mag-click sa tab na 'Settings'.
- Sa ilalim ng heading na 'Payagan', piliin ang 'Listahan' mula sa dropdown.
- Sa field na 'Origin', i-type ang pangalang ibinigay mo sa iyong data at i-click ang 'OK'.
Sa puntong ito, dapat ay mayroon ka nang drop-down list sa Excel na sumasalamin sa ipinasok na data. Maaari mo itong subukan sa pamamagitan ng pagpili sa cell kung saan mo itinakda ang drop-down list at pag-click sa arrow.
Paggamit at pagbabago sa iyong dropdown list
Dahil nagawa na ang iyong dropdown list, magagamit mo ito sa pamamagitan lamang ng pagpili ng anumang cell na may listahan at pagpili ng entry. Para baguhin ang listahan o baguhin ang validation data, ulitin lang ang mga naunang hakbang.
Tandaan na ang mga drop-down na listahan sa Excel ay isang tool sa pagtitipid ng oras na nagpapahusay sa kahusayan at katumpakan ng pagpasok ng data. Ito ay isang mahalagang kasanayan na dapat malaman ng lahat ng mga gumagamit ng Excel.